District 1620 : Actualité du district

A l’attention des secrétaires de clubs - 07/07/2007

Une nouvelle année rotarienne vient de commencer, et c’est avec enthousiasme que vous entamez une nouvelle année de secrétariat ou que vous débutez dans cette fonction.

Michel Vanhooren

Vous voilà investi(e) de la deuxième fonction la plus importante dans le club, après celle de la présidence. N’est-il pas vrai qu’un secrétariat bien organisé est une garantie de bon fonctionnement du club?

Je fais, moi-même, partie de la cellule secrétariat du district 1620. En ce qui concerne la lettre mensuelle du district, je suis plus particulièrement responsable de la publication des chiffres d’assiduité de chaque club et de la rubrique Personalia.

Ce n’est pas simple, mais avec votre collaboration, le travail peut être grandement facilité. D’ailleurs, le district vous offre actuellement pas mal de possibilités pour transmettre par voie électronique et d’une façon simple les chiffres d’assiduité, les mouvements “entrée et sortie” des membres et autres données importantes. Passons-les en revue, si vous le voulez bien.

Transmission des chiffres d’assiduité

Ai-je besoin de vous rappeler que communiquer au gouverneur les chiffres mensuels d’assiduité est une obligation imposée aux secrétaires de clubs par le RI. En tant que secrétaire, vous avez reçu du DICO un code d’accès afin de transmettre ces chiffres d’une façon très facile.

Membres actifs, membres exempts d’assiduité, membres ayant une exemption temporaire, absents

En remplissant chaque semaine la grille des membres, le pourcentage d’assiduité de chaque réunion hebdomadaire sera calculé automatiquement et cumulé par mois. Veillez cependant à ce que les données de la dernière semaine du mois soient introduites au plus tard pour le
15 du mois suivant. Les chiffres mensuels sont ensuite utilisés pour calculer l’assiduité de l’année.

Modifications de l’effectif

Chaque secrétaire est tenu(e) de communiquer au district les modifications de l’effectif. Cela aussi peut se faire via e-mail avec le code d’accès dont vous disposez.

Un seul “click” suffit pour transmettre le document en question aux différents destinataires prévus, à savoir Zürich, le Gouverneur, le secrétariat de district et Rotary BeLux Services.

Les renseignements communiqués sont utilisés pour la mise à jour du Directory. Vous avez tout intérêt à communiquer immédiatement chaque changement et donc à ne pas attendre qu’on vous demande de contrôler les données de chaque membre juste avant que le Directory soit édité.

Quelques e-mails sont vite traités, mais transmettre à la dernière minute toutes les modifications à apporter à l’effectif, ce n’est pas une sinécure pour votre serviteur.

PHF

Des PHF sont remis aux membres méritants. La remise de cette distinction peut être communiquée à l’aide du document ‘Change of data’ afin que la mention en soit faite dans le Directory. Par contre, pour le préposé à la lettre mensuelle, ce n’est pas toujours clair. Aussi convient-il d’envoyer à ce dernier un e-mail séparé en lui communiquant que la distinction a été remise (nom du bénéficiaire et distinction : PHF, - PHF 1 Star - PHF 2 Stars etc. Cela fera ensuite l’objet d’une mention dans la lettre mensuelle.

D’avance, merci de bien vouloir prendre bonne note de ce qui précède.

N’oubliez pas qu’en tant que secrétaire de votre club ou, le cas échéant, en tant que CICO (Club Internet Communication Officer), vous êtes le seul à avoir un code d’accès et donc à pouvoir transmettre les données en question au district.

Michel Vanhooren
Rc Oostende Ter Streep

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