District 1620 : Actualité du district

A l’attention des secrétaires de clubs - 01/07/2008

Michel Vanhooren

Une nouvelle année rotarienne vient de commencer et c’est avec enthousiasme que vous entamez un nouveau mandat de secrétaire ou que vous débutez dans cette fonction. Un secrétariat bien organisé est garant pour un club qui tourne rond.

Moi-même je fais partie de l’équipe du secrétariat du district 1620, chargé plus particulièrement de la récolte des chiffres d’assiduité des clubs, de la mise à jour du tableau des dons des clubs et de la rubrique Personalia.

Ce n’est pas peu, mais avec votre collaboration, ma tâche peut s’en trouver grandement facilitée. D’ailleurs, le district vous offre actuellement pas mal de possibilités pour transmettre tous les chiffres et autres données d’une façon simple, via Internet. Passons cela en revue !

Transmission des chiffres d’assiduité

Ai-je besoin de vous rappeler que communiquer au gouverneur les chiffres mensuels d’assiduité est une obligation imposée aux secrétaires de clubs par le RI. En tant que secrétaire, vous avez reçu de Rotary BeLux Services un code d’accès afin de transmettre ces chiffres d’une façon très facile.

Membres actifs, membres exempts d’assiduité, membres ayant une exemption temporaire, absents

En remplissant chaque semaine la grille des membres, le pourcentage d’assiduité de chaque réunion hebdomadaire sera calculé automatiquement et cumulé par mois. Veillez cependant à ce que les données de la dernière semaine du mois soient introduites au plus tard pour le 20 du mois suivant. Les chiffres mensuels sont ensuite utilisés pour calculer l’assiduité de l’année. Si vous rencontrez l’un ou l’autre problème pour introduire les chiffres hebdomadaires ou s’il devait y avoir l’une ou l’autre imprécision dans le programme, n’hésitez pas à prendre contact avec le soussigné.

Modifications de l’effectif

Chaque secrétaire (éventuellement le CICO) est tenu(e) de communiquer au district les modifications de l’effectif. Cela aussi peut se faire via e-mail avec le code d’accès dont vous disposez.

A cette fin, il existe un document spécifique, à savoir:

• Nouveau membre - Reporting new member
• Démission - Reporting Member terminated
• Modification - Change of data

Un seul “click” suffit pour transmettre le document en question aux différents destinataires prévus, à savoir Zürich, le secrétariat de district et Rotary BeLux Services.

Les renseignements communiqués sont utilisés pour la mise à jour du Directory. Vous avez tout intérêt à communiquer immédiatement chaque changement et donc à ne pas attendre qu’on vous demande de contrôler les données de chaque membre juste avant que le Directory soit édité. Quelques e-mails sont vite traités, mais transmettre à la dernière minute toutes les modifications à apporter à l’effectif, ce n’est pas une sinécure pour votre serviteur.

PHF

Des Paul Harris Fellow (PHF) sont remis aux membres méritants. La remise de cette distinction peut être communiquée à l’aide du document ‘Change of data’ afin que la mention en soit faite dans le Directory. Par contre, pour le préposé à la lettre mensuelle, ce n’est pas toujours clair. Aussi convient-il d’envoyer à ce dernier un e-mail séparé en lui communiquant que la distinction a été remise (nom du bénéficiaire et distinction: PHF, - PHF 1 Star - PHF 2 Stars etc. Cela fera ensuite l’objet d’une mention dans la lettre mensuelle.

D’avance, merci de bien vouloir prendre bonne note de ce qui précède.

N’oubliez pas qu’en tant que secrétaire de votre club ou, le cas échéant, en tant que CICO (Club Internet Communication Officer), vous êtes le seul à avoir un code d’accès et donc à pouvoir transmettre les données en question au district.

Michel Vanhooren (Rc Oostende Ter Streep)
Secrétariat 1620

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