District 1620: Districtsnieuws

Ter attentie van de clubsecretarissen - 07/2008

Michel Vanhooren

Zopas is het nieuwe Rotaryjaar van start gegaan en gaat U met nieuw enthousiasme uw taak als Secretaris verder zetten of start U nu met deze nieuwe functie. Een goed georganiseerd secretariaat is een garantie voor een goed draaiende Rotaryclub.

Ikzelf ben verbonden aan de cel secretariaat van het District 1620 en sta in voor het bijhouden van de “Assiduiteitcijfers” van alle clubs, het bijhouden en bijwerken van de lijst “Giften van de clubs” en de rubriek Personalia.

Dit houdt heel wat in, maar met uw welwillende medewerking kan alles zeer vlot verlopen. Het District biedt U momenteel heel wat mogelijkheden om alle cijfers, ledenbewegingen en andere belangrijke zaken op een eenvoudige manier via het Internet door te spelen. Laten wij hiervan enkele overlopen.

Maandelijkse mededeling van de assiduïteit

Laat mij als eerste punt er op wijzen, dat het melden van de maandelijkse assiduïteit aan de Gouverneur, een verplichting is, die wordt opgelegd aan iedere Secretaris door Rotary International. Als Clubsecretaris hebt U via Rotary BeLux Services de toegangscode ontvangen om op een zeer eenvoudige manier de diverse cijfers door te geven.

Aantal actieve leden, vrijgestelde leden, leden met een voorlopige vrijstelling, afwezigen

Door het wekelijks invullen van deze eenvoudige gegevens wordt het percentage van iedere wekelijkse vergadering automatisch berekend en per maand gecumuleerd. Zorg er wel voor dat de gegevens van de laatste vergadering van de maand uiterlijk de 20ste van de daaropvolgende maand zijn ingevoerd. Deze maandcijfers worden dan gebruikt om het jaargemiddelde te berekenen. Ondervindt U moeilijkheden bij de ingave van de wekelijkse cijfers, of zijn er onduidelijkheden in het programma, neem dan gerust even contact op met ondergetekende.

Wijzigingen in het ledenbestand

Iedere Clubsecretaris (evtl. de CICO) dient regelmatig de wijzigingen in het ledenbestand aan het District te melden. Ook dit kan eenvoudig via e-mail en via de persoonlijke toegangscode waarover hij beschikt.

Hiervoor bestaat een eenvoudig document dat kan worden gebruikt voor:

• Opgave van een nieuw lid Reporting new member
• Ontslag van een lid Reporting Member terminated
• Wijziging in de gegevens van een lid Change of data

Door één druk op de knop wordt het document automatisch naar de diverse diensten doorgestuurd, ook naar Zürich, het Districtssecretariaat en Rotary BeLux Services.

Deze gegevens worden officieel gebruikt voor de samenstelling van het Jaarboek. U hebt er alle belang bij iedere wijziging bij een clublid, onmiddellijk door te geven en niet te wachten tot U gevraagd word de gegevens nog even te controleren alvorens het jaarboek wordt herdrukt. Enkele mails per dag zijn vlug verwerkt, maar als alle wijzigingen pas worden doorgegeven net voor de herdruk van het jaarboek, soms 180 per dag, vraagt dit heel wat nachtwerk van uw dienaar.

PHF

In de clubs worden vrij regelmatig leden met een Paul Harris Fellow (PHF) ereteken geëerd. Dit kan officieel worden medegedeeld via het hierboven beschreven document (Change of data) voor aanpassing in het jaarboek, maar voor ondergetekende is dit niet steeds duidelijk.
Daarom is het aangeraden mij een afzonderlijke mailtje te sturen met de naam van de begunstigde en de aard van de uitreiking: PHF - PHF 1 Star - PHF 2 Stars enz. Dit wordt dan in de eerstkomende maanbrief gepubliceerd. Een eenvoudig berichtje volstaat.

Als U deze zaken even in acht zou willen nemen, zou ik U bijzonder dankbaar zijn.

Denk eraan dat U als Secretaris van uw club, of het lid dat als CICO (Club Internet Communication Officer) werd aangeduid, de enige persoon is die over de codes beschikt om wijzigingen aan het district door te geven.

Michel Vanhooren (Rc Oostende Ter Streep)
Cel Secretariaat 1620

Gelijkende artikels

-	Rc Jabbeke: tussenstop tussen Brugge en Oostende
-	Maandthema Oktober: Beroepsactie
-	De kindersterfte in de wereld verminderen
-	Internationale Alfabetiseringsdag
Nieuwsoverzicht District 1620