District 1620: Districtsnieuws

De Penningmeester - 08/2008

L. Couwet

Als een goede huisvader heeft de penningmeester – in nauw overleg met het clubbestuur – de financiële touwtjes van een Rotaryclub in handen. Een belangrijke taak, die een goede organisatie vereist.

Als penningmeester van de club zorgt u voor:

• het beheer van alle gelden van de club en de rekeningen waarop deze staan;
• alle ontvangsten en uitgaven die in naam van de club gedaan worden;
• de voorbereiding van financiële jaarverslagen en begroting;
• de opvolging van eventuele fiscale en andere financiële verplichtingen van de club;
• een juiste scheiding van de boekhouding van de werkingsmiddelen van de club (lidgelden en vergaderkosten) en de financiën die voor sociale projecten worden verworven en aangewend.

De statuten van een Rotaryclub schrijven dat de penningmeester minstens één maal per jaar een financieel verslag voorlegt aan de club, bij voorbeeld na het afsluiten van een Rotaryjaar.

Dat kan ook meerdere keren per jaar, op verzoek van het clubbestuur. Een realistische begroting is nodig voor de goede werking van een club, en wordt nog te vaak veronachtzaamd.

Speel op veilig en hoedt u voor te veel optimisme bij de inschatting van inkomsten en uitgaven. Ken elke commissie voor het komende Rotaryjaar een bedrag toe waarover zij kan beschikken. Zorg ervoor dat iedereen binnen de grenzen van dit budget blijft. Schets daarom als penningmeester op gezette tijden kort de financiële toestand van de club. Streef ernaar de balans elk jaar positief af te sluiten.

Naast de financiën van fundraising- en serviceprojecten (plaatselijke acties, cheque voor de Rotary Foundation, eventuele Matching Grants) moet u ook rekening houden met een aantal kosten eigen aan het clubleven:

• statutaire vergaderingen (maaltijden – maak duidelijke regels i.v.m. de financiële gevolgen van (te laat) aan – en afmelden!);
• administratieve kosten voor de werking van de club, in het bijzonder van het bestuur;
• eventuele kosten voor clubblad en hosting van de website;
• de vaste bijdrage per lid aan Rotary International en het district. Betaal tijdig deze bijdragen;
• het abonnement op Rotary Contact en de directory;
• voorzie altijd een reserve (5 – 10 %)

Het spreekt voor zich dat u voor de werkingskosten van de club en de financiering van de serviceprojecten twee verschillende rekeningen opent en het beheer daarvan strikt gescheiden houdt. Sommige clubs richten voor hun engagement in sociale projecten en risicodekking bij evenementen een VZW op.

L. Couwet - Penningmeester D1620

Gelijkende artikels

-	Rc Jabbeke: tussenstop tussen Brugge en Oostende
-	Maandthema Oktober: Beroepsactie
-	De kindersterfte in de wereld verminderen
-	Internationale Alfabetiseringsdag
Nieuwsoverzicht District 1620