Responsable de la Commission Actions du club

Il est du ressort du responsable de s’assurer que sa commission atteigne ses objectifs et ceux du club.

Responsabilités

Avant de prendre vos fonctions :

• Prendre connaissance de ces pages
• Participer à l’assemblée de district
• Étudier le règlement intérieur du club
• Coopérer avec le président élu pour nommer et former des membres de commission motivés et compétents
• Étudier et décider avec le président élu des objectifs annuels et à long terme du club en vous aidant du document Objectifs du club : document de planification
• Développer un plan d’action pour atteindre les objectifs annuels

Pendant l’année :

• Organiser des réunions et des activités régulières
• Tenir les membres de la commission responsables des tâches qu’ils ont acceptées
• Informer le président du club, le bureau et les membres des activités et des progrès effectués par la commission
• Coopérer avec la commission de district correspondante pour la mise en place d’activité multiclubs
• Reconnaître le travail et les efforts des membres

Composition de la commission

Avant le début de l’année, travailler avec le président élu pour désigner les nouveaux membres de la commission et préparer les réunions. Par souci de continuité, les membres de commission doivent être nommés à la même commission pour 3 ans. Les membres de la commission doivent avoir une bonne connaissance des lignes de conduites administratives du Rotary.

Prendre aussi en considération :

• Profession liée au service
• Expérience internationale (voyages, études, etc.)
• Expérience de bénévole au niveau local

Le président est membre de droit de toutes les commissions.

Pour préparer votre équipe :

• Fournir aux nouveaux membres des informations sur la commission et ses activités
• Associer les nouveaux aux anciens
• Encourager les contacts entre homologues au sein du district
• Connaître les ressources disponibles
• Fournir à votre équipe une liste des réunions et activités du district

Formuler des objectifs

Le document Objectifs de club : document de planification est un outil destiné à aider le président élu et les commissions à évaluer la situation du club et à définir ses objectifs annuels et à long terme. Chaque commission dispose d’une section proposant des stratégies adaptées.

Vous travaillerez sur ce document avec le président élu et les autres dirigeants de club lors de l’assemblée de district. Vous continuerez à vous y référer et à le mettre à jour tout au long de l’année.

Des objectifs efficaces

Afin de correspondre à la capacité de la commission et aux intérêts des Rotariens, les objectifs doivent être :

• Partagés. Participation effective dans la mise en place de l’objectif de toutes les personnes impliquées dans sa définition. Consultez les dirigeants du club et du district ainsi que les membres pour définir un objectif.
• Mesurables. L’objectif doit avoir un but concret vers lequel progresser.
• Ambitieux. Il doit être plus ambitieux que les objectifs précédents.
• Réalisables. Les objectifs doivent tenir compte des ressources matérielles et humaines disponibles. Comparez-les aux objectifs déjà atteints.
• Limités dans le temps

Établir un plan d’action

Travailler avec les dirigeants du club et les membres de la commission pour définir un plan d’action pour atteindre chaque objectif en vous basant sur les phases suivantes :

• Décomposer l’objectif en étapes et assigner un responsable et un calendrier d’exécution à chacune d’elles
• Déterminer des critères d’évaluation des progrès
• Utiliser les ressources et les outils disponibles dans votre club, au district ou auprès du Rotary International
• Obtenir les informations et les ressources humaines et financières avant de débuter
• Évaluer le succès des objectifs précédents et de votre plan actuel et apporter les changements nécessaires le cas échéant

Assurez-vous que des progrès réguliers et conformes à votre vision sont atteints.

Motiver votre équipe

Ce qui motive les Rotariens dans leur profession peut ne pas les motiver dans leur club. Il existe cependant des facteurs de motivation communs :

• Impact des objectifs sur la collectivité, le club, le district et sur le Rotary
• Camaraderie
• Contacts professionnels
• Confiance dans l’objectif et dans le succès de l’action
• Tâches ambitieuses faisant appel à leurs compétences
• Reconnaissance du travail effectué et du temps consacré à atteindre les objectifs

Ces facteurs de motivation peuvent vous permettre de maintenir les membres impliqués dans les actions du club.

Budget

Avant le 1er juillet, déterminer avec la commission et le trésorier le budget nécessaire pour atteindre vos objectifs en y incluant les collectes de fonds prévues. S’assurer que ces besoins sont inscrits au budget du club.

Assurer une surveillance constante des fonds, des transactions et des rapports et de l’état des finances de votre commission. Un contact régulier avec le trésorier permet de réagir rapidement en cas de problème.

Communication

Avant votre prise de fonction, développer un protocole de communication entre les dirigeants expliquant la façon dont vous communiquerez avec :

• Les membres de la commission. Réunions régulières pour étudier et identifier les ressources disponibles, discuter des actions en cours et futures, développer des stratégies pour atteindre les objectifs.
• Le club. Informer le président du club, le comité et les membres des activités et des progrès effectués par la commission.
• Les autres commissions. Le travail d’une commission affecte souvent celui d’une autre (les relations publiques ont un impact sur l’effectif). Une communication efficace permettra une meilleure coordination entre commissions.
• Le district. N’hésitez pas à demander des conseils à votre homologue de district ouà l’adjoint du gouverneur.