Les éléments des relations publiques

Des relations publiques efficaces demandent du temps, des efforts et une bonne planification.

Au moment de développer son plan d’action avant le début de l’année, la commission Relations publiques du club doit choisir son auditoire, les stratégies et outils à utiliser, et les activités à promouvoir.

L’auditoire

L’image du Rotary dans la collectivité repose sur des relations publiques ciblées en fonction de l’auditoire concerné :

• Médias locaux (presse, radio, télévision)
• Pouvoirs publics locaux
• Monde des affaires
• Société civile
• Monde associatif
• Bénéficiaires des actions du Rotary et des clubs
• Étudiants et éducateurs
• Publications spécialisées sur des questions d’éducation ou de santé

Types de médias

Le terme médias est un terme générique qui recouvre télévisions, radios, presse écrite, services câblés, Internet, ainsi que les publications d’autres organisations et institutions. La concurrence pour l’accès aux medias est telle qu’il est recommandé de faire preuve de créativité et d’essayer toutes les possibilités :

• Publications en ligne
• Journaux professionnels
• Chaînes câblées locales
• Émissions d’actualité locale à la radio
• Bulletins d’entreprise
• Autres (panneaux d’affichage, etc.)

Communiqués de presse

Moyen le plus simple et le plus couramment utilisé pour véhiculer des informations en direction des medias, le communiqué de presse peut attirer leur attention sur un événement et servir de base à un article. Un communiqué de presse doit être objectif et concis (jamais plus d’une page), et doit répondre aux questions suivantes : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment ?

Fiches-info

Informations générales sur le Rotary, son histoire, ses objectifs et les priorités de son action.

En interne, les Rotariens utilisent les fiches-info pour informer leurs nouveaux membres ; À l’externe, elles servent à présenter le Rotary et ses activités aux membres potentiels et au public, et sont distribuées aux médias qui y trouvent d’importantes informations de base.
Fiches disponibles sur le site.

Activités et manifestations intéressant les médias

• Action qui réponde à un besoin de la collectivité ou illustre une tendance actuelle
• Action internationale parrainée par votre club ou à laquelle participe un membre du club
• Action impliquant des jeunes ou un membre éminent de la collectivité
• Intervention d’une personnalité éminente à une réunion du club
• Intervention d’un participant à un programme du Rotary International ou de la Fondation présentant son expérience dans une autre culture
• Activité Interact et Rotaract
• Anniversaire du club ou d’un programme
• Événement avec un fort contenu visuel

Autres initiatives possibles pour promouvoir le Rotary :

• Parrainer ou participer à des initiatives telles qu’un marathon, une campagne de recyclage ou une opération de collecte de fonds
• Monter une exposition mobile qui sera présentée en divers endroits de la collectivité
• Publicité dans des journaux et magazines, sur des panneaux d’affichage ou sur des bus, ou encore dans des gares et aéroports
• Développer de bonnes relations avec le personnel Relations publiques d’autres organisations
• Encourager les Rotariens à porter leur insigne du Rotary
• Communiquer des informations sur le Rotary dans un forum en ligne, sur un calendrier local ou sur le site Internet d’une autre organisation

Relations publiques défavorables

S’inscrire en faux contre toute perception erronée concernant votre club ou le Rotary, en cherchant en particulier à faire connaître l’action du Rotary en faveur de la collectivité et dans le monde. Le gouverneur, son adjoint et le responsable Relations publiques du district sont là pour conseiller et seconder les clubs afin de prévenir et résoudre les problèmes de relations publiques au niveau local.