Secrétaire de club

Le Rotary International est l’association des Rotary clubs. L’efficacité du Rotary International se mesure donc à la bonne gestion de ses clubs. Cette section aidera le secrétaire de club à mieux cerner ses responsabilités.

Chaque club a ses propres procédures, difficultés et solutions ; par conséquent, vous adapterez le contenu au contexte et aux besoins de votre club.

Rôle du secrétaire de club

Votre mission principale est de vous assurer que le club fonctionne bien. Selon une décision du Conseil Central, un club qui fonctionne bien :

• Maintient ou accroît son effectif
• Monte des actions réussies répondant aux besoins de sa collectivité ou d’une collectivité à l’étranger
• Soutient la Fondation Rotary en participant à ses programmes et en y contribuant financièrement
• Forme des dirigeants ensuite capables d’assumer des responsabilités au niveau du district ou international.

En tant que secrétaire de club, vous recevrez des informations en provenance du comité et des commissions de club, des Rotariens du club, du gouverneur, de son adjoint, du Rotary International et de la Fondation Rotary. Soyez sélectif en fonction de l’utilité que ces informations peuvent avoir pour votre club.

Vous devez tout savoir des activités de votre club, de ses faiblesses et de ses points forts afin de pouvoir les communiquer à ses dirigeants. Par exemple : Comment interpréter les statistiques sur l’assiduité ? Qui cela concerne-t-il ? Comment procéder ? Si vous soumettez les contributions du club à la Fondation, les résultats de cette année sont-ils supérieurs à ceux des années précédentes ? Le club atteint-il ses objectifs de dons annuels ? Si non, avec qui en discuter ?

Membre de la commission Administration du club

La commission Administration du club est une des cinq commissions permanentes recommandées (pour en savoir plus sur la structure des commissions, lire ici Plan de leadership de club : Commisions). Ses activités sont associées au bon fonctionnement du club et le secrétaire en fait partie. Ses responsabilités incluent :

• Préparer le programme des réunions statutaires et extraordinaires
• Aider le secrétaire du club à suivre l’assiduité des membres et à encourager les membres à compenser leurs absences
• Promouvoir l’amitié et la camaraderie
• Publier le bulletin du club
• Organiser toute activité liée au bon fonctionnement du club