En fin de mandat

Avant la fin de votre mandat, faire un inventaire afin de s’assurer que tout est en ordre pour votre successeur :

• Les dossiers du club concernant l’assiduité, l’admission et la composition du club, le paiement des cotisations et les contributions à la Fondation Rotary sont-ils en ordre ?
• En est-il de même pour le dossier contenant les documents de base du club (règlement intérieur et statuts du club, charte et description des limites territoriales) ?
• Avez-vous placé les doubles de tous les rapports indispensables dans les archives ?
• Avez-vous vérifié l’état du matériel du club : marteau, cloches, insignes à porter aux réunions, etc. ? Vous jugerez s’il est indiqué de remplacer certains objets et, le cas échéant, vous vous occuperez de les commander.

Prise de contact avec votre successeur

Il est important de vous réunir avec votre successeur afin de vous assurer qu’il est prêt à prendre ses fonctions au 1er juillet et à s’occuper du rapport semestriel. Informez-le sur les procédures administratives et l’organisation des dossiers. À la fin de l’année rotarienne, après la dernière réunion de juin, vous remettrez à votre successeur tous les dossiers, archives, matériel, etc.

Rapport annuel

Vers la fin de l’année rotarienne, vous devrez préparer le rapport annuel destiné à être présenté à la dernière réunion de juin. Il est préférable de vous concerter avec le président du club avant de le rédiger afin d’éviter des répétitions du contenu du rapport du président.