Planning du secrétaire de club

Ce planning est donné à titre d’exemple. Vous devrez l’adapter en fonction de votre club et de votre district.

Tâches régulières

Chaque semaine : aider le président à préparer la réunion hebdomadaire, collaborer avec lui en cas de réunions extraordinaires telles que les réunions du comité et les assemblées du club, répondre au courrier.

Chaque mois : dans les 15 jours suivant la dernière réunion du mois, encoder le rapport d’assiduité dans Rotary club Access (le secrétaire ou le CICO).

Chaque trimestre : participer à la préparation ou au suivi des visites officielles de l’adjoint du gouverneur.

Chaque année : participer à la préparation ou au suivi de la visite officielle du gouverneur.

Mars-avril-mai-juin (avant d’entrer en fonction)

• Se familiariser avec le manuel Le secrétariat du club, les statuts types du Rotary club et le règlement intérieur recommandé au Rotary club.
• Avoir des entretiens avec le président élu et le secrétaire sortant.
• Assister à l’assemblée de district.
• Assister aux réunions du comité de club entrant.
• Aider le président élu, si nécessaire, à fixer les objectifs du club à l’aide de Objectifs de club : document de planification.
• Assister à l’assemblée de club organisée suite à l’assemblée de district par le président élu afin de préparer l’année à venir.
• Assister aux réunions du comité en fonction, lorsque vous y êtes convié(e).

Juillet

• Prise de fonction et obligations protocolaires.
• Inscription à Rotary club Access (le secrétaire ou le CICO).
• Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre en charge les possessions du club.
  Vérifier que vous avez un Manuel de procédure [035-FR].
• Envoyer les avis de cotisation et percevoir les cotisations.
• Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1er juillet et les cotisations à régler. N.B. : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er juillet.
• Être en possession de l’Official Directory envoyé par le Rotary.

Décembre

• Organiser avant le 31 décembre la réunion annuelle de sélection des dirigeants.
• Immédiatement après la réunion annuelle, communiquer à Zürich les coordonnées des dirigeants élus de votre club, en utilisant le formulaire prévu à cet effet que vous devriez recevoir fin octobre. N.B. : si ces informations ne sont pas reçues le 31 décembre, l’Official Directory indiquera à nouveau les dirigeants en fonction.

Janvier

• Envoyer les avis de cotisation et percevoir les cotisations.
• Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1er janvier et les cotisations à régler. N.B. : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er janvier.
• Évaluer les actions du club en collaboration avec le président et le comité et en préparer un compte rendu pour le premier semestre.

Février

• Si le club a décidé de proposer un de ses membres au poste de gouverneur, envoyer une lettre de candidature à la commission de nomination de district.

Avril

• Commencer à informer son successeur.

Mai

• Préparer les certificats de pouvoirs des délégués votants du club à la convention du Rotary.

Juin

• Préparer le rapport annuel au club.
• Rencontrer son successeur. Lui remettre tous les dossiers et tout ce qui est propriété du club.