Prise de fonctions

Le secrétaire du Rotary club, ainsi que les autres dirigeants du club, entre en fonction le 1er juillet qui suit son élection.

Premières démarches

Le futur président du club se sera mis en rapport avec vous pour discuter de votre collaboration et, en particulier, de la répartition des tâches. Le futur président réunit en général son équipe dirigeante avant le 1er juillet afin de définir les objectifs de l’année à venir. Participer à ces réunions vous permettra de vous faire une idée d’ensemble de votre club et de vos fonctions.

Le président élu et vous-même devriez avoir un entretien avec les dirigeants sortants afin d’évaluer ensemble la situation du club et le statut des actions en cours. Participer aux réunions du comité sortant, si cela ne pose aucun problème, vous aidera à développer votre connaissance de la structure administrative du club et d’assurer ainsi sa continuité.

Dossiers et procédures

Arrangez une réunion avec votre prédécesseur afin d’entrer en possession des dossiers complets du club tels que fichiers, fournitures et matériel (cloche, marteau, badges, fanion). Les dossiers doivent comprendre la charte du club, ses statuts et règlement intérieur, la description de sa localité, son historique, les procès-verbaux de toutes les réunions du club et du comité, les rapports annuels des dirigeants et commissions et une liste des membres du club.

S’assurer avec son prédécesseur que les dossiers sont complets. Il est aussi recommandé de tenir un registre permanent d’assiduité et des cotisations ; s’il n’en existe pas dans votre club, prenez l’initiative d’en créer un.

Analysez les pratiques administratives en vigueur au sein du club : assiduité, paiement des cotisations, proposition de nouveaux membres. Collaborez avec le président de club pour apporter des changements, le cas échéant.

Archives et bibliothèque

En général, le secrétaire est le dépositaire des archives du club qui contiennent des informations historiques sur le club et le Rotary :

• Demande de charte du club et liste des membres fondateurs
• Documentation relatives à un changement de nom ou de localité du club
• Statuts et règlement intérieur du club avec leurs amendements
• Convocations et procès-verbaux des réunions
• Programmes de la conférence de district
• Documents relatifs au club et à ses activités tels que coupures de presse, photos, diapositives, vidéos, etc.

En fin d’année, travaillez avec le président ou, le cas échéant, la commission compétente pour mettre à jour les archives et inclure un résumé des activités de l’année, les photos des dirigeants ou de manifestations importantes, les noms des nouveaux membres et une documentation des succès.

La bibliothèque du club joue un rôle essentiel pour l’orientation et la formation des membres. C’est pourquoi il est important qu’elle comporte les publications et auxiliaires audiovisuels de base, la collection complète du bulletin du club, du magazine Rotary Contact ainsi que de Rotary World.

Finances du club

En compagnie du trésorier, étudiez attentivement les comptes du club soumis au comité sortant et transmis avec les archives du club. Dressez la liste des factures impayées et des sommes à collecter et préparez une comptabilité complète que vous soumettrez à la première réunion du comité entrant.

Vous veillerez au prompt règlement de toutes les factures du club, au recouvrement de ses dettes et tiendrez un registre de ces transactions. Il est d’usage, dans de nombreux clubs, que le secrétaire :

1. prépare un bordereau qu’il soumet au président pour signature.
2. puis transmet bordereau et facture au trésorier pour règlement.
3. classe le bordereau une fois que le trésorier lui a rendu.

Toute bonne pratique veut que les chèques et traites exigent deux signatures.