Rapports obligatoires

Tout au long de son mandat, le secrétaire doit rédiger et faire parvenir au Rotary International ou au district un certain nombre de rapports.

Rapport	À qui ?	Quand ?
Rapport semestriel (SAR)	Rotary International avec copie de la feuille de travail au gouverneur	1er juillet et 1er janvier
Rapport mensuel d’assiduité *	Gouverneur	Dans les 15 jours suivant la dernière réunion du mois
Changements dans l’effectif *	Rotary International et gouverneur	Dès que nécessaire
Rotariens de passage	Rotary club du Rotarien	Dès que nécessaire
Formulaire de changement d’adresse d'un membre	Rotary club du nouveau lieu de résidence	Dès que nécessaire
Changements sur le club **	Rotary International et gouverneur	Dès que nécessaire
Formulaire Official Directory	Rotary International et gouverneur	31 décembre

* A soumettre uniquement via Rotary club Access
** A soumettre via Rotary club Access et au Rotary International

Rapport semestriel pour le Rotary International

Une de vos premières tâches consiste à préparer le rapport semestriel (SAR) donnant le nom et le statut des membres du club au 1er juillet. Des formulaires prévus à cet effet sont expédiés au secrétaire entrant. Si, au mois de juillet puis en janvier, vous ne les avez toujours pas reçus, réclamez-les immédiatement à votre bureau régional. Remplissez soigneusement ce rapport, faites-le signer par le président du club, signez-le à votre tour puis adressez-le au Rotary International avant le 1er juillet (période de grâce accordée jusqu’au 1er août).
Le second rapport semestriel est dû au 1er janvier (période de grâce accordée jusqu’au 1er février).

Le rapport et les formulaires pour les nouveaux membres, les changements dans les effectifs et les radiations doivent être renvoyés accompagnés d’un paiement correspondant aux taxes per capita.

Si la taxe per capita n'est pas payée dans les délais, le club peut être radié lorsque les arriérés de paiement atteignent 180 jours. Les clubs radiés ont un an pour être admis de nouveau s’ils souhaitent conserver leur charte, nom et historique. De plus, les clubs radiés ont un an à partir de l’échéance du semestre pour modifier la liste de leur effectif. Au-delà de cette durée, les cotisations à payer correspondent à l’effectif indiqué sur le rapport semestriel.

Rapport mensuel d’assiduité pour le gouverneur

Une des responsabilités du secrétaire est d’enregistrer les présences à chaque réunion dans Rotary club Access. Le programme se charge de calculer automatiquement le taux mensuel d’assiduité pour le rapport mensuel et d'envoyer ce dernier au gouverneur dans les 15 jours suivant la dernière réunion du mois. Les règles d’assiduité, y compris les possibilités de compenser une absence, sont décrites ci-dessous et dans les statuts types du Rotary club.

Vous pouvez solliciter l’aide de la commission Administration pour informer les membres sur les règles d’assiduité et les façons de compenser une réunion manquée ainsi que pour suivre l’assiduité.

Membres actifs crédités d’une présence

Inclure les membres actifs présents à la réunion statutaire, ceux ayant compensé leur absence et ceux qui sont excusés par le comité pour tout motif qu’il considère valable.

Ne pas inclure les membres dont le total de l’âge et de l’ancienneté au Rotary (dans un ou plusieurs clubs) est d’au moins 85 ans et qui ont fait la demande par écrit au secrétaire du club d’être dégagés de ces obligations d’assiduité (le comité de club doit approuver la demande avant d’exclure un membre des rapports d’assiduité) ainsi que les dirigeants actuels du R.I.

Ne pas inclure les Rotariens de passage.

Compenser une réunion

Un membre n’est pas considéré absent si dans les 14 jours précédant ou suivant la réunion manquée :

• Il assiste à 60 % de la réunion d’un autre club ou d’un club provisoire
• Il s’est présenté aux lieu et heure de réunion d’un autre club qui ne se serait pas réuni au lieu et à l’heure habituels
• Il est dirigeant ou membre de commission du Rotary International ou administrateur de la Fondation Rotary ; ou il s’occupe de la création d’un nouveau club en qualité de représentant spécial du gouverneur ; ou est employé du Rotary International
• Il se rend à une des réunions suivantes :
  • Convention du Rotary International
  • Conseil de législation
  • Assemblée internationale
  • Colloque du Rotary
  • Réunion de commission du Rotary International
  • Toute réunion convoquée avec l’accord du Conseil Central
  • Conférence multizone
  • Conférence de district
  • Assemblée de district
  • Toute réunion de commission de district tenue par décision du gouverneur ou du Conseil Central
  • Toute réunion intervilles de Rotary clubs
• Il participe personnellement et activement à la réalisation d’une action menée par le district, le Rotary International ou la Fondation Rotary dans une contrée lointaine où il lui est impossible de compenser son absence
• Il participe à la réunion statutaire d’un club Rotaract ou Interact, d’une Unité de développement communautaire ou d’une Amicale du Rotary, provisoire ou non
• Il assiste et participe à une action du club ou une manifestation ou réunion locale parrainée par le club, avec l’autorisation du comité
• Il assiste à une réunion du comité de son club, ou, avec l’autorisation du comité, à une réunion d’une commission à laquelle il appartient
• Il participe sur le site Web d’un club à une activité interactive requérant une participation d’environ 30 minutes

Réunions annulées

Le calcul du taux d’assiduité mensuel ne prend pas en compte les réunions annulées pour une des raisons suivantes :

• Jour férié
• Décès d’un membre du club
• Épidémie ou catastrophe affectant l’ensemble de la collectivité
• Conflit dans la collectivité qui met en danger la vie des membres du club.

De plus, le comité peut annuler quatre réunions à sa discrétion par année rotarienne à condition de ne pas en annuler plus de trois consécutives.

Calcul du taux d’assiduité

Calculez le taux d’assiduité hebdomadaire en divisant le nombre de membres actifs présents ou excusés par le nombre total de membres actifs.
Le tableau suivant illustre les calculs à effectuer :

		Colonne A	Colonne B	Colonne C
Date de réunion	Effectif total (sauf membres d’honneur)	Nombre de membres utilisé pour le calcul de l’assiduité	Nombre de membres présents ou ayant compensé leur absence	Pourcentage hebdomadaire (B÷A)x100=C
2 octobre	52	50	48	96%
9 octobre	52	50	45	90%
16 octobre	54	Jour férié	Jour férié	Jour férié
23 octobre	54	52	44	85%
30 octobre	55	53	48	91%
Assiduité moyenne = 91 %

En utilisant le formulaire disponible dans Rotary club Access., vous êtes dispensé d'effectuer ces calculs puisque le programme permet d'automatiser les tâches suivantes :

• Calcul de l'assiduité du membre pour l'année rotarienne
• Edition d'un rapport hebdomadaire du pourcentage de l'assiduité du club
• Edition d'un rapport mensuel du pourcentage de l'assiduité du club
• Edition d'une liste hebdomadaire des membres présents, absents, excusés, ...
• Edition d'un rapport mensuel du pourcentage de l'assiduité des clubs d'un district
• Sauvegarde automatique de tout encodage (depuis juillet 2005)

Changements dans l’effectif du club

Au fur et à mesure qu’ils prennent effet, vous devez signaler tout changement en utilisant la programme Rotary club Access. Garder une copie pour les archives du club.

Signaler les nouveaux membres

Dès que l’admission est enregistrée dans Rotary club Access, le nouveau membre est abonné à Rotary Contact. Si le nouveau membre a déjà été Rotarien, pensez à obtenir le nom de son ancien club et son ancien numéro de membre afin de les inscrire dans la fiche de membre. Garder le même numéro permettra au membre de garder accès à des informations importantes, comme par exemple l’historique de ses dons à la Fondation ou des fonctions qu’il a occupées (sur le site du Rotary International).

Signaler toute modification avec Rotary club Access

Toute modification ou radiation effectuée à partir de ce programme est immédiatement affectée à la base de données du Rotary Belux, ce qui réduit considérablement délais et risques d’erreur. N’oubliez pas que tout changement est immédiat mais irréversible (en cas d'erreur d'encodage contacter le secrétariat de Rotary BeLux Services au +32-(0)2/420.35.00.
N.B. : N’oubliez pas également de signaler ces modifications dans le rapport semestriel (SAR) à envoyer au Rotary international.

Rotariens de passage

Fournir aux Rotariens de passage un document certifiant leur présence. Ce document peut être un carton ou un courriel adressé au secrétaire de son club.

Formulaire de changement d’adresse

La candidature d’un Rotarien qui quitte votre club parce qu’il s’installe dans une nouvelle région peut être proposée au club de cette nouvelle localité par votre club ou un membre de votre club (un membre du nouveau club peut également le faire). Informer le président ou secrétaire du nouveau club à l’aide du formulaire de changement d’adresse (disponible ici - Changement de données d'un membre). N.B. : Les membres ainsi transférés n’ont pas à payer de droit d’admission dans leur nouveau club.

Changements d’information concernant le club

Toute modification des jours, heures et lieux de réunion ou tout changement survenu dans les fonctions et les coordonnées du président ou de secrétaire du club doivent être signalés immédiatement dans Rotary club Access mais aussi au bureau régional (Zürich).

Listing dans l’Official Directory