Responsabilités du secrétaire de club

• Tenir à jour la liste des membres dans Rotary club Access.
• Maintenir le registre des présences aux réunions et adresser au gouverneur le rapport mensuel d’assiduité dans les 15 jours suivant la dernière réunion du mois via Rotary club Access.
• Envoyer les convocations pour les réunions du club, du comité et des commissions.
• Conserver les procès-verbaux des réunions du club, du comité et des commissions.
• Envoyer les rapports suivants au Rotary :
  • Rapports semestriels sur les effectifs (dus le 1er juillet et le 1er janvier)
  • Cotisations des membres actifs (dues le 1er janvier et 1er juillet)
  • Cotisations pour le Conseil de législation (dues le 1er juillet)
  • Nouveaux membres actifs (soumettre via Rotary club Access)
  • Changements concernant les effectifs tels que radiations ou changements d’adresse au fur et à mesure qu‘ils se produisent (soumettre via Rotary club Access)
  • Coordonnées des dirigeants du club pour l’Official Directory (soumettre au Rotary International)
• Collecter et envoyer les abonnements au magazine Rotary Contact.
• Remplir toute autre mission lui incombant (Voir planning).

Le règlement intérieur et les statuts du club

Afin de pouvoir répondre aux questions qui lui sont posées sur les directives et procédures du club, le secrétaire se doit de se familiariser avec les statuts et le règlement intérieur du Rotary International ainsi que ceux du club.

Vérifiez le plus tôt possible que les statuts du club correspondent aux statuts types du Rotary club. Consultez également le règlement intérieur du club pour vous assurer qu’il est à jour. Ce document doit refléter le fonctionnement du club, y compris les responsabilités des dirigeants et la structure des commissions, mais ne peut contredire les statuts de votre club ni les statuts et règlement intérieur du Rotary (voir le Manuel de procédure ici).

N’hésitez pas à collaborer avec le président de club pour accomplir cette tâche.

Lorsque des amendements adoptés par le Conseil de législation modifient les statuts types du Rotary club, ces changements affectent automatiquement vos statuts. Vous devez déterminer si ces changements doivent être répercutés dans le règlement intérieur du club.

Réunions statutaires

Collaborez avec le président et la commission Administration du club pour préparer le programme des réunions statutaires. Les responsabilités du secrétaire liées aux réunions statutaires sont :

• Aider le président à préparer les communiqués
• Superviser la distribution et la collecte des badges
• Fournir des badges aux Rotariens de passage et invités
• Tenir le registre des présences
• Payer la note pour les repas, le cas échéant
• Assister avec les arrangements à prévoir pour les intervenants (moyen de transport, dépenses, lettre de remerciement)
• Fournir aux Rotariens de passage un certificat de présence

Cotisations du club

Vous devez envoyer les avis de cotisation dès votre entrée en fonction le 1er juillet.
Préparez-les conformément à la règle établie par le club (paiements semestriels, trimestriels ou mensuels). L’avis doit mentionner tous les frais à payer, y compris le coût des repas le cas échéant.
Encaissez les cotisations et délivrez les cartes de membre, le cas échéant.
Remettez les montants encaissés au trésorier du club et obtenez un reçu pour chacune de vos transactions. Les irrégularités dans le paiement des cotisations doivent être communiquées au comité.
Les statuts types du Rotary club stipulent que « tout membre n’ayant pas payé ses cotisations dans les 30 jours de la date fixée est invité à le faire par une lettre du secrétaire, envoyée à sa dernière adresse connue. S’il ne s’exécute pas dans les 10 jours qui suivent l’envoi de cet avis, le comité peut le radier. »

Convocations

Le secrétaire est responsable de l’envoi des convocations spéciales pour les réunions du comité de club ou une réunion de commission importante. Il est également chargé d’envoyer des rappels aux membres du club faisant preuve d’un manque d’assiduité pouvant conduire à leur radiation.

Réunions du comité de club

Dans la plupart des clubs, le secrétaire rédige le procès-verbal des réunions du comité et prépare un compte rendu pour les membres du club qui peut être distribué lors des réunions statutaires ou publié dans le bulletin. Les décisions du comité concernant le travail de toute commission doivent être transmises promptement aux responsables concernés. Les procès-verbaux de ces réunions doivent être archivés.

Bulletin du club

Le bulletin du club est destiné avant tout à annoncer le programme de la réunion hebdomadaire, à reconnaître les états de service d’un membre et à informer les membres sur les actions et activités du club.
La rédaction du bulletin revient à la commission Administration. En tant que membre de cette commission, le secrétaire fournit certaines informations à publier qui peuvent provenir de plusieurs sources : recommandations des commissions, décisions du comité, la Lettre mensuelle du gouverneur ou le magazine Rotary Contact.

Nouveaux membres – Candidature

Les six étapes de la procédure pour proposer et élire un nouveau membre vous sont présentées ci-après. Le secrétaire est directement impliqué dans les étapes 1, 3 et 6 de cette procédure, à accomplir promptement pour ne pas perdre l’intérêt des membres potentiels.

Procédure recommandée pour proposer et élire un nouveau membre :

1. Un membre actif du club ou sa commission Effectif soumettent par écrit au comité, par l’intermédiaire du secrétaire du club, le nom d’un candidat. Un membre ou ancien membre d’un autre club peut être proposé par son club d’origine. Sauf précision contraire, cette candidature est pour le moment confidentielle.
2. Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d’éligibilité et de classification contenus dans les statuts du club.
3. Le comité a trente jours après réception de la candidature pour l’examiner et pour charger le secrétaire du club d’informer le Rotarien parrainant le candidat de la décision du comité.
4. Si la décision du comité est favorable, le candidat est alors informé des objectifs du Rotary ainsi que des privilèges et responsabilités des membres du Rotary club ; le candidat est ensuite invité à soumettre une demande d’admission et autorise que son nom et sa classification (les membres d’honneur n’ont pas de classification) sous laquelle il est proposé soient annoncés au club.
5. Si, dans les sept jours qui suivent la publication de cette candidature, aucune objection écrite ne parvient au comité, le candidat s’acquitte du droit d’admission et est alors considéré comme élu. En cas d’opposition, la question est mise aux voix lors de la réunion suivante. Si la candidature est acceptée, le candidat, après avoir réglé son droit d’admission, est alors considéré comme membre du club.
   Les membres d’honneur ainsi que les membres ou anciens membres d’un autre club n’ont pas à s’acquitter du droit d’admission.
6. Lorsqu’un membre a été élu par le club conformément à ce qui précède, le président s’occupe d’organiser la cérémonie d’intronisation, de lui délivrer une carte de membre et de lui fournir de la documentation sur le Rotary. Le président ou secrétaire informe le Rotary International via Rotary club Access. Le président désigne un Rotarien chargé de faciliter l’intégration du nouveau membre et affecte ce dernier à une action ou un poste.

Informer le gouverneur et le Rotary

Le secrétaire fournit au gouverneur et au siège/bureau régional des informations sur les actions et projets du club. Le gouverneur transmet ces renseignements aux autres clubs du district par le biais de sa Lettre mensuelle, du site Web du district ou de ses adjoints. Le Rotary peut les diffuser dans le monde rotarien au travers de ses publications ou de www.rotary.belux.org.

Correspondance

Dans la plupart des clubs, le secrétaire répond aux courriers que le club reçoit.
En compagnie du président, il définit la procédure à suivre pour répondre aux courriels, lettres et faxes.
Vous devez consulter la publication Normes d’impression (547-FR) pour vous assurer que l’emblème du Rotary est correctement reproduit sur l’en-tête de votre papier à lettres. Le nom de votre club et le numéro de votre district doivent apparaître directement au-dessus ou en-dessous de l’emblème qui peut être téléchargé sur ce site.

Nominations

Le secrétaire annonce le nom des dirigeants du club une fois qu’ils ont été désignés.
Le secrétaire annonce également les noms des membres du club candidats aux fonctions de gouverneur, membre du Conseil Central ou président du Rotary.
Le règlement intérieur du Rotary International interdit les campagnes de soutien et toute propagande électorale. Une plainte à ce sujet doit être déposée auprès de votre bureau régional dans les 45 jours avant ou après les élections. Elle doit émaner d’un club ou d’un Rotarien occupant les fonctions de dirigeant du Rotary (gouverneur ou directeur).

Contributions à la Fondation Rotary

Sauf lorsque ces responsabilités ont été confiées au trésorier, le secrétaire est responsable de la gestion des contributions à la Fondation Rotary. Il s’occupe alors de :

• Transmettre les contributions perçues au bureau de Zürich ;
• Veiller à ce que chaque don soit accompagné du formulaire 123-FR, Témoignage de reconnaissance pour contribution, disponible sur le site ;
• Tenir un registre des contributions reçues et envoyées ;
• Préparer périodiquement, à l’intention du club ou du district, un rapport sur les fonds collectés.

Ces contributions peuvent être effectuées au moyen notamment de chèques, de cartes de crédit, de mandats-poste, de chèques de voyages payables à l’ordre de The Rotary Foundation, non à celui du Rotary International.

Les dons peuvent également prendre la forme d’actions en bourse, de polices d’assurance-vie en faveur de la Fondation, de biens immobiliers et de dispositions testamentaires. Les services administratifs des dons (Gift Administration Department) de la Fondation à Evanston ainsi que le bureau régional de Zürich sont à votre disposition pour vous renseigner sur les modalités de transfert de ce type de don.