Réunions de district et convention du Rotary

Les réunions de district et la convention du Rotary informent les Rotariens sur le Rotary et sa Fondation et permettent à votre club de faire entendre sa voix en votant sur des questions afférant au district ou à l’organisation toute entière.

Vous devez encourager les membres de votre club à assister et participer pleinement à ces réunions.

Assemblée de district

Il est attendu des présidents, secrétaires, trésoriers et responsables de commission de club entrants d’assister à l’assemblée de district. Cette réunion de formation rassemble les dirigeants des clubs afin de les former à leurs rôles et responsabilités respectifs, et discuter des objectifs de leur club pour l’année qui vient. Cette rencontre fournit aussi l’occasion de faire connaissance avec les autres dirigeants de club et les dirigeants du district qui soutiendront les actions et activités de votre club durant l’année.

Conférence de district

Le but de la conférence de district est de développer l’action du Rotary à travers la camaraderie et la discussion de questions relatives aux affaires du district et de notre association en général. Cette conférence peut aussi permettre d’étudier les questions statutaires et toutes celles soumises par le Conseil Central. Elle sert à désigner un délégué au Conseil de législation qui se tient tous les trois ans et, le cas échéant, à adopter les projets d’amendement et de résolution.

La participation du secrétaire est vivement recommandée. En compagnie du président, vous serez à la tête de la délégation de votre club. Votre rôle est également de promouvoir la conférence et d’inciter un grand nombre de Rotariens à s’y rendre.

Désignation des électeurs

Avec le président, vous devrez prendre les dispositions nécessaires pour que le club désigne le nombre requis d’électeurs pour la conférence de district.

L’électeur doit être un membre actif de votre club. Chaque club a droit à un délégué par 25 membres ou fraction majeure de 25 (membres d’honneur non compris) appartenant au club, sur la base du paiement semestriel précédant le dernier jour de mois au cours duquel se tient la conférence. Chaque club, quel que soit son effectif, a droit à au moins un électeur. Le règlement intérieur du Rotary stipule que les délégués par procuration pour les électeurs absents peuvent être désignés seulement si leur club est établi dans un pays autre que celui dans lequel a lieu la conférence. Seuls les clubs actifs sont autorisés à voter.

Responsabilités du secrétaire

1. Remplir les certificats de pouvoirs.
   En principe ils sont fournis par le gouverneur. Si tel n’est pas le cas, vous pouvez créer votre propre formulaire.
   • Listez les noms des électeurs.
   • Indiquez l’effectif total du club (voir les directives ci-dessus) et le nombre d’électeurs auquel le club a droit.
   • Signez les certificats de pouvoirs puis faites-les signer par le président de club.
2. Donner l’original de ce certificat aux électeurs qui le présenteront à la commission de vérification des pouvoirs au début de la conférence.
3. Archiver une copie du certificat de pouvoirs dans les dossiers du club.

Convention du Rotary

La convention est l’assemblée générale annuelle de l’association durant laquelle certaines affaires officielles sont traitées et ses dirigeants sont officiellement élus. Les clubs doivent y envoyer au moins un délégué afin d’être représentés dans toutes les décisions qui y sont prises.
Cette réunion est aussi l’occasion de faire l’expérience de l’internationalité du Rotary et de s’informer sur les actions et activités entreprises par des Rotariens du monde entier.

Délégués à la convention

Le règlement intérieur du Rotary International stipule que chaque délégué et son suppléant doivent avoir en leur possession un certificat signé du président et du secrétaire du club. Pour en savoir plus sur les critères concernant les délégués, suppléants et procurations, consultez le Manuel de procédure.

1. Élection des délégués
   Chaque club doit désigner au moins un délégué, mais pas davantage que le nombre auquel il a droit, qu’un membre de ce club se propose d’assister à la convention ou non. Un délégué doit être un membre actif. Chaque club a droit à un délégué pour cinquante membres ou fraction majeure de ce nombre (membres d’honneur non compris) en se basant sur le nombre de membres au 31 décembre précédant la convention. Tout club, même s’il dispose d’un effectif réduit, a droit à au moins un délégué.
   À partir de deux délégués, le club peut autoriser un seul Rotarien à voter selon le nombre de voix auquel ce club a droit. Il sera remis au délégué un certificat de pouvoirs et une carte de délégué votant pour chacune des voix qu’il représente.
2. Choix des membres suppléants
   Des suppléants peuvent être élus dans l’éventualité où les délégués ne seraient pas en mesure de remplir leurs fonctions. Seuls des Rotariens ayant l’intention de se rendre à la convention doivent être élus comme suppléants.
   Au moment où il désigne ses délégués, le club peut aussi choisir un premier et un second suppléant, autorisé à voter seulement si le délégué pour lequel il a été désigné comme premier ou second suppléant est absent.
3. Désignation de délégués par procuration
   Tout club non représenté à la convention par un délégué (ou un délégué suppléant) peut désigner comme délégué par procuration un membre actif de n’importe quel autre club de son propre district.

Responsabilités du secrétaire de club

1. Préparation des certificats de pouvoirs.
   Le secrétaire du club doit remplir un certificat de pouvoirs par délégué, fourni par le Rotary et comportant :
   • l’effectif du club au 31 décembre précédant la convention (membres d’honneur non compris)
   • le nombre de délégués auquel le club a droit
   • la date à laquelle le délégué (et son suppléant ou délégué par procuration) a été désigné
   • le nom du délégué
   • le nom du suppléant, le cas échéant
   • le nom du délégué par procuration, s’il est désigné, et celui de son Rotary club, ainsi que le numéro de son district
   • Signer le certificat, puis le faire signer par le président.
2. Remettre le certificat de pouvoirs dûment rempli et signé par le président et vous-même, sans détacher la carte de délégué votant, au Rotarien qui assistera à la convention en tant que délégué ou délégué par procuration du club afin qu’il le présente à la commission de vérification des pouvoirs à la convention. Ne pas envoyer les certificats au siège.
3. Archiver une copie du certificat de pouvoirs dans les dossiers du club.

Documents pour les délégués