Travailler avec le président du club

Le secrétaire et le président du club forment une équipe dont la mission est d’assurer l’efficacité de leur club.

Ce tandem, qui doit se former immédiatement après les élections, échange ses idées sur leurs obligations respectives et le fonctionnement du club.

Réunions du comité

Consultez le règlement intérieur de votre club pour connaître la fréquence des réunions du comité qui sont présidées par le président du club. En général, le secrétaire a les responsabilités suivantes :

• Envoyer les convocations aux membres du comité.
• Confirmer leur participation.
• Inviter l’adjoint du gouverneur, le cas échéant.
• Fixer l’ordre du jour avec le président.
• Faire des copies des documents nécessaires.
• Prendre des notes et rédiger le procès-verbal.
• Le président élu peut convoquer le comité entrant pour préparer l’année.

Travailler de concert afin d’avoir des réunions productives et un club fin prêt en début d’année.

Assemblées du club

L’assemblée du club réunit tous les membres du club, dirigeants, membres du comité et responsables des commissions compris. Elle offre la possibilité de discuter des programmes et activités du club ainsi que de former les membres.
Les nouveaux membres sont en particulier encouragés à assister aux assemblées du club pour mieux connaître son mode de fonctionnement. Organiser les assemblées en compagnie du président.

L’assemblée est l’occasion de :

• Fixer des objectifs et concevoir des plans d’action
• Coordonner les activités des commissions
• Communiquer la façon dont les plans d’action sont mis en oeuvre
• Créer un forum pour générer des solutions novatrices
• Dispenser une formation continue sur le Rotary et ses programmes
• Faire l’inventaire des forces et faiblesses du club

Parmi les thèmes à discuter :

• Objectifs annuels et à long terme
• Actions et activités du club
• Stratégies de développement de l’effectif et de fidélisation
• Conférence de district ou autres réunions de district et du Rotary International
• Programmes du Rotary
• Sujets soulevés durant le forum

Il devrait être suffisant d’avoir de 4 à 6 assemblées par an. Certains clubs ont des assemblées mensuelles.

Le secrétaire envoie les convocations, rédige le procès-verbal et seconde le président.

Visite officielle du gouverneur

La visite du gouverneur est l’un des moments forts de l’année. Le gouverneur élu ou l’adjoint qu’il a désigné pour s’occuper de votre club vous aura contacté avant le 1er juillet pour vous communiquer la date de sa visite officielle. Afin de la préparer, le président peut convoquer une assemblée extraordinaire pour demander aux commissions de soumettre des rapports écrits et de discuter des progrès réalisés dans le cadre des objectifs consignés dans le Document de planification. L’adjoint du gouverneur doit être invité à cette assemblée et est à votre disposition pour répondre à vos questions. Préparer cette assemblée en collaboration avec le président.

Objectifs de club : document de planification est un outil pratique pour aider les dirigeants du club à fixer des objectifs et à concevoir des stratégies pour les atteindre. Ce document est inclus dans le manuel La présidence de club et étudié lors du séminaire de formation des présidents élus. Vous aurez la possibilité de travailler sur ce document avec le président élu et les autres dirigeants entrants lors de l’assemblée de district. Document de planification peut être utilisé durant l’année pour suivre les résultats en fonction des objectifs fixés.

Candidatures pour le comité du club