Budget

Le budget a pour but de guider le club dans la réalisation de ses activités humanitaires et de camaraderie.

Le comité établit en début d’année une estimation des recettes et des dépenses de l’année. Toute modification budgétaire doit ensuite être approuvée par le comité.

Conseils pour préparer un budget

• Ne pas surestimer les rentrées de fonds ni sous-estimer les sorties d’argent.
• Octroyer avec prudence les allocations destinées aux activités du club.
• Établir le budget de manière à conclure l’exercice financier sur un bilan positif. La meilleure garantie à cet égard est d’établir régulièrement des rapports sur la gestion du club.
• Calculer le total des sommes à percevoir (cotisations et collectes de fonds) afin de déterminer les montants disponibles les actions et activités.

Dépenses prévues

Bureau du secrétaire. Frais d’impression, papier à lettres, salaires, frais d’affranchissement, de téléphone, de télécopies et d’hébergement du site Internet, loyer, badges et diverses fournitures de bureau.

Commissions. Chaque commission a son propre budget qui doit être communiqué à son responsable. Les sommes réservées au bulletin devraient être comptabilisées séparément et figurer au budget de la commission Administration du club.

Rotary International. Inclure les taxes per capita et les abonnements à la revue officielle (The Rotarian). Votre club doit également souscrire à une assurance responsabilité civile. Pour les clubs des districts 1620, 1630 et 2170, la prime est à verser sur le compte du district. Contacter le trésorier du district.

Rotary BeLux Services. Abonnement au magazine régional Rotary Contact.

Convention du Rotary. Chaque club envoie un délégué votant par tranche de 50 membres (ou fraction majeure de ce chiffre) à la convention, dont en principe son président entrant. Certains clubs remboursent une partie ou la totalité des frais de déplacement.

Conférence de district. Prévoir un délégué votant par 25 membres (ou fraction majeure de ce chiffre). Les sommes à allouer pour les frais des délégués varient d’un club à l’autre club.

Autres réunions. Le futur président est en principe remboursé de ses frais de représentation à l’assemblée de district et au séminaire de formation des présidents élus. Des fonds peuvent aussi être débloqués pour les dépenses occasionnées par la participation des dirigeants et des responsables de commission à des séances de travail, des colloques interclubs et autres réunions analogues club.

Frais divers. Fleurs, panneaux, groupes assurant une animation musicale, soirées, frais bancaires, contributions aux fonds du district, cadeaux aux dirigeants sortants, pourboires, documentation destinée aux nouveaux membres, etc. Il serait bon que les fonds alloués au financement d’oeuvres de bienfaisance soient fixés à l’avance.

Imprévus. Il est recommandé de disposer d’un fonds de secours pour couvrir certaines dépenses susceptibles d’être autorisées par le comité.