Rencontres internationales HEP 2008 (Holiday Exchange Program)

Objectif

Ces rencontres éducatives, culturelles et d’agrément, organisées par les districts rotariens, regroupent de 15 à 20 jeunes de nationalités différentes, le plus souvent pendant deux semaines. Leur objet est de favoriser les échanges d’idées et de confronter des points de vue différents. Nous jouons le rôle d’agent de liaison entre les districts organisateurs et les participants.

Âge

Les rencontres concernent en général des jeunes de 16 à 25 ans. Les critères d’âge sont précisés chaque fois par les organisateurs.

Qualités

Il s’agit d’enfants de Rotariens ou non, obligatoirement parrainés par un Rotary club. La connaissance de la langue du pays d’accueil est appréciée et une bonne pratique de l’anglais est recommandée. Le dynamisme et la volonté de contacts sont vivement souhaités.

Procédure

• Les rencontres ont habituellement lieu en été pendant la période des vacances et durent en majorité deux semaines. Les séjours ‘sports d’hiver’ en Autriche sont organisés en janvier, février ou mars.
• Les pays concernés appartiennent à la zone EEMA (Europe et Bassin méditerranéen).
• Le dossier peut être téléchargé à l’adresse www.rotary.belux.org/fr/download/programs.shtml (‘Application for a Rotary Short-term Youth Exchange Program’ - Publication number 763-EN). Une fois ce dossier complété lisiblement, de préférence en caractères d’imprimerie, en anglais et en 4 exemplaires, adressez-le au plus vite au soussigné. Joignez-y la liste de vos dates libres entre
  le 15 juin et le 15 octobre, ainsi que vos pays préférés (Europe). Les offres de séjour seront visibles dès leur réception à l’adresse www.rotary.belux.org/fr/public/annonces.
• Une sélection se fait dès que possible en fonction des critères du candidat et des invitations. Elle sera communiquée au candidat, qui répondra impérativement dans
  les 48 heures.
• La priorité est donnée aux jeunes n’ayant jamais participé aux programmes d’échanges du Rotary.
• Les jeunes doivent se conduire en ambassadeurs de leur pays et avoir une bonne connaissance du Rotary.

Charges

La famille d’envoi prend en charge :

• les frais de constitution de dossier (125 EUR)
• l’assurance (responsabilité civile, maladie, hospitalisation, accident, décès, rapatriement)
• le voyage aller-retour
• l’argent de poche
• les frais de participation demandés éventuellement par les organisateurs des rencontres à l’étranger (location bateau, remontées mécaniques, guides de montagne, vélos…).
• les parents du candidat partant reçoivent un jeune étranger lors des camps en Belgique, et ce pour 3 à 7 nuits, si on le leur demande et dans la possibilité de leurs moyens.

Le Rotary club sponsor s’engage à payer une quote-part de 125 EUR.

Ces montants sont à verser au plus tôt au compte 068-2411117-15 de HEP Rotary Belgium Districts 1620-1630-2170, rue de la Tassenière 13, 5500 Dinant. Les Rotary clubs d’accueil assurent l’hébergement complet et – presque toujours – la gratuité des différents déplacements (dans certains pays, le logement en hôtel est payant).

Les jeunes sont reçus dans des familles de 3 à 5 Rotary clubs pendant la durée de la rencontre. Les Rotary clubs hôtes organisent des activités communes où l’hébergement peut se faire quelquefois en camp, auberge de jeunesse, hôtel…

Voyage

• Lorsque deux Belges ou Luxembourgeois partent pour la même destination, ils sont avertis afin d’effectuer le voyage ensemble. Le mode de voyage est laissé au gré de chacun.
• Les mineurs doivent se munir d’une autorisation parentale pour quitter le pays. Certaines destinations demandent également un visa.
• Pour ne pas prendre de risques financiers, il est prudent de réserver son voyage mais aussi d’attendre la confirmation d’acceptation du candidat dans le pays d’accueil avant de confirmer la réservation à l’agence de voyage. Demander les prix spéciaux pour jeunes.
• Il faut aviser sans délai le/la Rotarien(ne) responsable dans le pays hôte de l’heure et de l’endroit précis d’arrivée et de départ. Pour l’avion, préciser le numéro du vol.

Jean-Claude Warnant
Rotary Districts 1620-1630-2170 Belgium-Luxemburg
La Tassenière, 13
B - 5500 DINANT
Tél./Fax : 082/22.43.43
Gsm : 0497/26.82.36

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