Internationale HEP-uitwisselingen (Holiday Exchange Program)

Doel

Alle Rotarydistricten organiseren uitwisselingsprogramma’s voor de jeugd. Zij brengen gedurende één tot twee weken groepen van 15 tot 20 jongeren uit verscheidene landen samen voor een cultureel, educatief of ontspanningsprogramma. Hoofddoel is de jeugd elkaar te laten ontmoeten zodat kruisbestuiving mogelijk wordt. De sponsorende districten treden daarbij als coördinator op.

Leeftijd

De meeste programma’s zijn bestemd voor meisjes en/of jongens tussen 16 en 25 jaar.
De leeftijdscriteria worden echter bepaald door de ontvangende Rotaryclubs of –districten.

Herkomst

Onze HEP richten zich tot kinderen van Rotariërs en niet-Rotariërs, gesponsord door een Rotaryclub uit D 1620, 1630 of 2170. De talenkennis van het land van bestemming kan een pluspunt zijn maar in de meeste gevallen is het Engels de voertaal. Inzet, motivatie en contactvermogen zijn wel altijd nodig.

Procedure

• De meeste programma’s duren twee weken en situeren zich in de zomer. Enkele winterprogramma’s – zoals bv. in Oostenrijk– kiezen voor januari, februari of maart.
• De meewerkende districten komen meestal uit de EEMA-zone (Europa en Middellandse Zeegebied).
• Het aanvraagdossier kan gedownload worden op het adres
  www.rotary.belux.org/nl/publieke-ruimte/deelnemen/jeugduitwisselingen.shtml (‘Application for a Rotary Short-term Youth Exchange Program’ – Publication Number 763-EN). Zodra dit leesbaar en in het Engels is ingevuld, liefst in drukletters, moet het in vier exemplaren zo snel mogelijk opgestuurd worden naar ondergetekende. Voeg daarbij een lijstje met uw vrije data tussen 15 juni en 15 oktober, en ook de (Europese) landen van uw voorkeur. Zodra wij aanbiedingen voor verblijven ontvangen, publiceren we die op http://www.rotary.belux.org/nl/publieke-ruimte/aankondigingen/.
• Op basis van het aantal formulieren en buitenlandse voorstellen, ontvangen de kandidaten een voorstel waarop zij binnen de 48 uur moeten reageren.
• Jongeren die nog nooit deelnamen, die vroeger om een aanvaardbare reden moesten afhaken of ooit het slachtoffer werden van een annulatie door het gastdistrict, hebben voorrang.
• Rotary vraagt dat de jongeren zich als ambassadeurs van hun land zouden gedragen en een gedegen kennis hebben over Rotary.

Kosten

Voor de deelnemer: 125 EUR dossierkosten

• verzekering (B.A., ziekte en ongevallen, hospitalisatie, overlijden, repatriëring)
• reiskosten heen en terug
• zakgeld
• bepaalde organiserende districten vragen jongeren een tussenkomst voor het huren van boten, fietsen, gidsen, kabelbanen
• RI gaat ervan uit dat de ouders van de weerhouden kandidaten bereid zijn buitenlandse jongeren thuis te ontvangen voor 3 tot 7 nachten.

Voor de sponsorende Rotaryclub is er 125 EUR kostendeelname.

Deze bedragen moeten zo snel mogelijk gestort worden op rekeningnummer 068-2411117-15 van HEP Rotary Belgium Districts 1620-1630-2170, rue de la Tassenière 13, 5500 Dinant.

De gastclubs voorzien alle logies en – bijna altijd – gratis verplaatsingen (in sommige landen is het hotelverblijf wel te betalen). De jongeren zijn te gast bij gezinnen uit drie tot vijf Rotaryclubs. De gastclubs organiseren gezamenlijke activiteiten, waarbij men soms verblijft in een jeugdherberg, op hotel enz.

Reis

Waar mogelijk krijgen de Belgisch-Luxemburgse deelnemers bericht indien zij samen de verplaatsing kunnen maken. De deelnemers moeten echter zelf voor die verplaatsing instaan.

Aan de grens is voor minderjarigen een schriftelijke toelating van de ouders vereist.

Bepaalde landen vragen speciale reisdocumenten zoals een visum e.d.m.

In het verleden hebben de meeste kandidaten reeds bij hun aanvaarding hun reis gereserveerd maar deze pas bevestigd nadat het buitenlands district hun deelname bekrachtigde.

Bij niet-aanvaarding van het buitenland verliest u anders immers uw reiskosten (HEP is hiervoor niet verantwoordelijk). Heel wat vliegtuigmaatschappijen hebben speciale prijzen voor jongeren.

Zodra het reisschema (vluchtnummer) vaststaat, dient de kandidaat dit aan het gastland te melden zodat zijn ontvangst en vertrek georganiseerd kunnen worden.

Jean-Claude Warnant
Rotary Districts 1620-1630-2170 Belgium-Luxemburg
La Tassenière, 13
B - 5500 DINANT
Tel./Fax: 082/22.43.43
Gsm: 0497/26.82.36

Gebruik dit formulier om deze persoon te contacteren